Dlaczego warto poprawić komunikację wewnętrzną w dobie pandemii?

Dlaczego warto poprawić komunikację wewnętrzną w dobie pandemii?

Karol Darwin, ponad 150 lat temu, napisał „przeżywa gatunek nie najmocniejszy, nie najinteligentniejszy, ale taki który najlepiej przystosowuje się do zmian.” Idąc tym tropem, z pandemicznej katastrofy gładko wyjdzie taki pracodawca, który szybko wpasuje się w covidową rzeczywistość oraz sprawnie przestawi się na nowy sposób działania komunikacji wewnętrznej. Są tacy, którzy robią to perfekcyjnie. 

Do 2020 roku świat pracowniczy zdawał się być miejscem dość przewidywalnym. Ludzie codziennie przychodzili do pracy a przepływ komunikacji firmowej był taki, jak zawsze (tzn. że najwięcej można było się dowiedzieć w sekretariacie od Pani Marzenki). Po wybuchu pandemii, całe to bezpieczne, firmowe uniwersum legło w gruzach. Pracownicy stracili poczucie kontroli. Zamknięci w sypialniach, salonach lub w przedpokoju, pomiędzy lekcjami zdalnymi swoich latorośli, starali się dowiedzieć: co będzie dalej? Co z moją pracą? Czy mam jakikolwiek wpływ na to co się dzieje w firmie? Czy mogę nadal kontrolować swoje działania?

Te pytania są całkowicie zrozumiałe w covidowej sytuacji. Z psychologicznego punktu widzenia, są skutkiem deprywacji (okropnie trudne słowo, które oznacza niezaspokojenie) społecznego motywu sprawczości i kontroli oraz motywu poznania. Mówiąc po chłopsku -„jak nic nie wiem to się wkurzam albo podejmuję głupie decyzje”. Dlatego, wystarczy kilka prostych zasad, które zminimalizują te negatywne reakcje a nawet wywołają łzy wzruszenia i dozgonną wdzięczność. 

1

Zasada pierwsza – aktywnie informuj pracowników o sytuacji w firmie. Najlepiej za pomocą jednego, wiarygodnego narzędzia (np. specjalnej zakładki dodanej do intranetu). Nie używaj miliona  fantazyjnych środków komunikacji – bo zbyt wiele narzędzi i twórców może spowodować chaos czy niespójność komunikatów, no a z tego nic dobrego raczej nie wyniknie.

Jak to robią inni? Case study

Orbico Polska przygotowało w Intranecie specjalną przestrzeń dla pracowników, w której znajdowały się wszystkie informacje o Covid 19. Znalazły się tam instrukcje dotyczące zasad pracy dla pracowników biurowych, magazynowych oraz przedstawicieli handlowych. Dodatkowo wszystkie aktualne informacje o wirusie czy środkach ostrożności. Co ciekawe były tam również propozycje treningów i ćwiczeń na koncentrację . Pracownicy mogli również nagrywać filmiki, jak ćwiczą w domu (!)

Źródło: Paulina Mazur

 

2

Zasada druga – dbaj o wiarygodne źródło informacji. W przypadku komunikatów dotyczących obostrzeń związanych z pandemią będzie to np. serwis gov.pl, strona WHO. W przypadku zmian w firmie (np. przejście na pracę zdalną) komunikaty muszą pochodzić od Zarządu lub bezpośrednio od managerów (no bo przecież nie od Pani Marzenki).

3

Zasada trzecia – zaangażuj szefostwo w akcję doceniania pracowników. Nic tak nie podnosi na duchu jak dobre słowo przełożonego i wirtualny uścisk jego dłoni. Publiczne słowa otuchy i troski zmiękczą każde serce. Wiadomości prosto ze źródła zmniejszą także niepewność i utwierdzą pracowników w przekonaniu, że „to się przecież da jakoś przeżyć”.

Jak to robią inni? Case study

  1. W firmie produkcyjnej MOWI, pracownicy, w zakładowym radio, usłyszeli podziękowania od szefostwa za ich wysiłek i zaangażowanie w wykonywanie zadań. 
  2. Polska Grupa Farmaceutyczna stworzyła projekt „Potrzebujemy Ciebie”. W programie ogłoszono nabór na „ręce do pracy” oraz pokazano, jak członkowie zarządu solidarnie pracują na magazynie.

Źródło: Paulina Mazur

 

4

Zasada czwarta – pisz częściej informacje dla pracowników. Częstsze informacje z wnętrza firmy zaspokoją „głód poznania” wszystkich tych, którzy przebywając na pracy zdalnej, są ciekawi co dzieje się w firmie podczas ich nieobecności.

Jak robią to inni? Case study

 State Street Bank w Polsce uruchomił projekt 4C:

  • Care, czyli dbałość o pracowników. To prawdziwa troska o samopoczucie i zdrowie ludzi z firmy przejawiająca się tym, że każde spotkanie zaczyna się od  wyrażenia troski o innych
  • Communication, czyli odpowiednia komunikacja wewnętrzna. Realizacji tego działania służą np. regularne live chaty czy wirtualne „Drzwi Otwarte” z zarządem, które odbywają się częściej niż zazwyczaj.
  • Clarity, czyli jasność i klarowność – to zapewnienie przejrzystości i jasnej informacji na temat roli pracowniczej, odpowiedzialności za zadania i priorytetów w ich wykonywaniu. Pracownicy otrzymują pełną informację na temat bieżącej sytuacji i wynikających z niej restrykcji czy potrzeb.
  • Calm, czyli spokój. State Street Bank przyjął specjalny, dedykowany dla pracowników dokument FAQ, który zawiera odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania).

Źródło: Nowy Marketing

 

5

Zasada piąta – przesyłaj najważniejsze informacje w pierwszej kolejności. Pracownicy opierają swoje sądy i decyzje na najwcześniej pojawiających się danych (z psychologii – domknięcie poznawcze i tzw. chwytanie informacji). Poza tym pierwsze informacje są lepiej zapamiętywane i uznane za ważniejsze (efekt pierwszeństwa i świeżości)

6

Zasada szósta – przedstaw najważniejsze informacje w sposób krótki oraz dopasowany do języka i potrzeb odbiorców. W ten sposób pracownicy będą w stanie dość szybko, nie angażując na długo swojego umysłu dostrzec, zrozumieć i przetworzyć informację.

Jeżeli nie wiesz jak zacząć wprowadzać w życie powyższe rady, profesjonalne doradztwo PR dla firm może okazać się pomocne.

Psychologia w komunikacji wewnętrznej? Jak najbardziej! Dzięki zrozumieniu aspektów psychologicznych będzie nam łatwiej dotrzeć do pracowników i ich zrozumieć. Jak człowiek – człowieka. Po prostu!

 

Mały słowniczek psychologiczny

Motyw społeczny świadomy lub automatyczny proces nadający ludzkiemu działaniu energię lub kierunek (psychologia społeczna). U podłoża ludzkich zachowań społecznych leży niewielka liczba motywów. Każdy motyw może być realizowany przez osiąganie setek konkretnych celów. Najważniejsze motywy w psychologii społecznej to: przynależność społeczna, sprawczość, samoocena, poznanie

Motyw sprawczości – do psychologicznych motywów sprawczych należy m.in. dążenie do kontroli nad biegiem wydarzeń. Dlaczego poczucie kontroli jest tak ważne? Dlatego, że pracownik, który ma wpływ na swoją pracę, jest: zmotywowany do działania, wytrwały w swoich działaniach, pozytywnie nastawiony do siebie i do swoich zadań, twórczy. Niespodziewany i krótkotrwały brak kontroli wzbudza energiczne próby jej odzyskania. Pracownik, któremu nagle zabrakło czegoś ważnego: wpada w gniew, dąży do jak najszybszego odzyskania kontroli nad swoimi działaniami (wyjaśnia to szerzej teoria reaktancji). Kiedy brak kontroli jest oczekiwany i się przedłuża. Wówczas pojawia się stan wyuczonej bezradności a pracownik wpada w apatię, negatywnie ocenia samego siebie i pojawiają się u niego objawy podobne do depresji.

Motyw poznania. Poznawanie jest przyjemne,  bywa potrzebne do sformułowania sądu/podjęcia decyzji (warunek skutecznego działania), jest niezbędne do uzyskania poczucia sensu własnych działań i egzystencji. Poznanie jest niezbędne także do uzyskania poczucia sensowności własnych działań. Według badaczy z Uniwersytetu SWPS, „w firmach, w których ludzie mają poczucie sensu pracy, zaobserwowano większe zaangażowanie i przywiązanie do organizacji”.

Literatura:

 

 

Sprawdź też inne moje wpisy:

Koronawirus, a zarządzanie kryzysowe w sieci.

Jak (nie) być Shangri – Lamą wystąpień publicznych?

No Comments

Post A Comment